Las claves para la gestión eficaz del tiempo de trabajo

Gestionar eficazmente el tiempo es una competencia y una habilidad que se debe valorar muy positivamente en nuestros colaboradores,  puesto que es clave para mejorar la competitividad y productividad de nuestras organizaciones.  En muchas ocasiones cuando terminamos la jornada laboral tenemos la sensación que no hemos realizado todas las tareas que deberíamos haber concluido,  que hemos perdido el tiempo en temas secundarios y que se nos acumulan las tareas. Para evitarlo podemos tratar de aplicar algunas de las siguientes pautas de gestión eficaz del tiempo: Planificar la jornada Hay que decidir qué se ha de hacer. Programar implica asignar los recursos más importantes y escasos, como es el tiempo. Sería necesario pensar cinco minutos en programar las tareas que hay que realizar, esta planificación debe ser tan ágil y tan flexible como lo permita el trabajo. Lo importante es decidir, con la antelación suficiente, qué se quiere alcanzar, qué actividades se consideran precisas; y en qué momentos se deben iniciar o tener terminadas las citadas actividades. Priorizar las tareas Todo trabajo tiene un objetivo final al que se llega a través de la realización de diferentes tareas. Todas las funciones conlleva un proceso que incluye actividades más importantes y otras más prescindibles. Clasificar las tareas en diferentes áreas es importante, por un lado, analizar qué tareas puedes realizar sólo tú;  por otro lado analizar qué tareas se pueden delegar. Hay tareas sencillas de realizar pero que quitan mucho tiempo, si tienes la posibilidad, esas son las tareas perfectas para delegar y así agilizar tu proceso laboral. Identifica los ladrones de tu tiempo Los ladrones del tiempo son esas pequeñas o no tan pequeñas interrupciones que finalmente acaparan gran parte de la jornada, se estima que reducen entre un 50% y un 70% la jornada, afectan a nuestra capacidad de concentración. Los más  comunes en casi todos los trabajos son llamadas de teléfono inesperadas, correos electrónicos, wasap  o atender a consultas y dudas de compañeros son las más frecuentes. Es importante dedicar unos minutos a identificar estas interrupciones para poder poner los medios para evitar esas interrupciones lo máximo posible. Evitar reuniones improductivas Se están convirtiendo en uno de los principales impedimentos del trabajo en equipo. Ya no solo es el tiempo que se pierde en ellas sino las constantes interrupciones que suponen durante el día. Aunque existen multitud de situaciones en las que una reunión es útil, también las hay que son una completa pérdida de tiempo. Para intentar evitar éstas últimas lo más conveniente es detectarlas a tiempo y evitarlas. Para ello es fundamental que dediques un espacio de tiempo a analizar cuál será el propósito de la reunión y si tu presencia es indispensable. Las reuniones debían estar limitadas a aquellos miembros del equipo que fuesen indispensables para el tema que se trata en cada una de ellas. Gestionar imprevistos Es habitual que en nuestra jornada laboral tengamos imprevistos no planificados y a los que debemos atender. Reservar un espacio de la jornada para estas situaciones te ayudará a planificar eficazmente la jornada. Realizar pausas planificadas Hacer pausas para que descansar,  intervalos de una hora y media de trabajo intenso con descansos de entre 5 y 10 minutos por cada periodo de máxima concentración, cuando la actividad se retoma, se aumenta el rendimiento. Una gestión del tiempo eficaz y coherente sobre la base de las claves indicadas, no sólo se podrá ahorrar en tiempo sino que además contribuirá a disminuir el stress y por lo tanto, una mayor motivación y productividad. Por Marta Martínez (IMF Business School) www.masempleocommx.blogspot.mx

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